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5 Tipps für CFOs, um Reisekosten zu reduzieren

Die Reisekosten und Ausgaben bei Geschäftsreisen unternehmensübergreifend zu managen, ist keine einfache Aufgabe, denn es gibt viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen – nicht zuletzt die Mitarbeiter, die manchmal höhere Kosten produzieren als notwendig. Ohne einen genauen Plan ist es nahezu unmöglich, nachzuvollziehen, wie sich die Reisekosten zusammensetzen.

Das bedeutet aber nicht, dass CFOs grundsätzlich die Hände gebunden sind. Laut Budget Your Trip kostet ein Reisetag die Unternehmen durchschnittlich 117 Dollar pro Person. Etwa die Hälfte davon macht allein die Unterkunft aus. Wenn Sie nur einen Mitarbeiter zu einer oder zwei Konferenzen pro Jahr schicken, dann ist das keine besonders hoher finanzieller Aufwand. Wenn aber mehrere Mitarbeiter Ihres Teams regelmäßig unterwegs sind, dann steigen die Kosten schnell an.

Fehlende Übersicht, eine beschränkte Einhaltung der Richtlinien und fehlende Innovationen können die Kassen des Geschäftsreisemanagements schnell belasten und die Finanzabteilung mit leeren Händen zurücklassen. Mit Hilfe unserer fünf Tipps werden sie dauerhaft Ihre Reisekosten reduzieren können, ohne an Qualität einzubüßen.

1.      Machen Sie KPIs zum Entscheidungsfaktor

Ja, noch mehr Kennzahlen – aber es lohnt sich, versprochen!

Die Entscheidungen, die der Buchende trifft, wirken sich unmittelbar auf die Kosten aus, die dem Unternehmen entstehen. Fehlen ihm jedoch Kenntnisse darüber, an welchen Stellen er Kosten vermeiden kann, wird es auf Dauer schwierig sein, Ausgaben zu kürzen und Reisekosten einzusparen.

Legen Sie deshalb Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) fest mit denen sie relevante Kostenfaktoren überprüfen können. Evaluieren Sie diese auf vierteljährlicher, halbjährlicher und jährlicher Basis. Das allein reicht zwar noch nicht, um die Reisekosten zu reduzieren, aber es ermöglicht die Identifikation und anschließende Optimierung einzelner Kostenpunkte, die zu Budgetüberschreitungen beitragen.

KPIs, die jedes Team unbedingt definieren sollte, sind unter anderem:

  • Transaktionskosten (Hotelbuchungen, Flüge, Verpflegung usw.).
  • Das Reisevolumen nach Individuum, Funktion und Abteilung.
  • Realisierte und erwartete Einsparungen bei Hotelaufenthalten, zum Beispiel durch verhandelte oder dynamische Preise.
  • Die Konditionen, bei denen die Ausgaben innerhalb der vorgegebenen Richtlinien liegen oder diese übersteigen.

Vereinbaren Sie Schwellenwerte und fordern Sie Ihre Teammitglieder dazu auf, sich verantwortungsvoll daran zu halten. Der Projektmanager Tim mag zwar denken, dass sein täglicher täglichen Kaffee sich kaum bei der Abrechnung bemerkbar macht, aber wenn jeder Mitarbeiter so denkt, summiert sich das schnell.

2.      Fördern Sie eine Kultur der Reisebereitschaft und des Engagements bei Geschäftsreisen

Unternehmenskultur ist das Schlagwort des Jahres im Personalwesen. Nicht weniger wichtig ist es allerdings für den Finanzbereich. Budgetüberschreitungen bei Geschäftsreisen kommen nämlich meist dadurch zustande, dass die Reiserichtlinien nicht eingehalten werden.

Grund hierfür ist meist eine Reihe unterschiedlicher Faktoren, die allesamt betrachtet werden müssen:

  • Das generelle Fehlen von Engagement seitens der Mitarbeiter.
  • Eine schwache Sorgfaltspflicht.
  • Unrealistische Reisearrangements.
  • Komplizierte Prozesse und Richtlinien.

Investiert man jedoch etwas Zeit, um sich mit diesen Faktoren auseinanderzusetzen und gemeinsam mit dem Team Lösungsansätze zu entwickeln, werden die Mitarbeiter die Notwendigkeit der Richtlinien besser verstehen und einhalten. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein und schaffen damit eine positive Unternehmenskultur, die sich auch bei den Ausgaben für die Reisekosten bemerkbar machen wird.

3.      Sprechen Sie mit den Mitarbeitern regelmäßig über ihre Reiseerfahrungen

Geschäftsreisen müssen nicht nur einseitig verlaufen. Buchende und CFOs sollten enger zusammenarbeiten und gemeinsam herausfinden, wie sich das Reiseprogramm verbessern und innovativer gestalten lässt.

Es sollte auch Feedback von denen eingeholt werden, die kürzlich auf Geschäftsreise waren. Sprechen Sie mit ihnen, um herauszufinden, was gut funktioniert hat und wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Lassen Sie sich erklären, was möglicherweise zu übermäßigen Ausgaben geführt haben könnte.

All diese Informationen sollten aufbereitet werden und in ein vom Vorstand bzw. der Geschäftsleitung genehmigtes Geschäftsreisen-Programm einfließen, das für die Einhaltung gedacht ist und als kosteneffektive Lösung konzipiert wird.

4.      Machen Sie sich ein Gesamtbild über die Ausgaben

In den falschen Händen können bei Geschäftsreisen leicht versteckte Kosten entstehen.

Viele Unternehmen vergleichen die Preise selbst online auf Buchungsplattformen – von denen die meisten übrigens für Urlaubsreisen gedacht sind – und am Ende werden sie eine Unterkunft buchen, die entweder ungeeignet ist, oder bei der zusätzliche Kosten entstehen. Andere Unternehmen nehmen hingegen eine Agentur in Anspruch oder tappen in die Falle, indem sie Verbraucherpreise zahlen, anstatt von speziell ausgehandelten Geschäftsreise-Konditionen oder dynamischen Preismodellen zu profitieren. Das ist zwar eine verbreitete Praxis, geht jedoch meist mit erheblichen Mehrkosten einher.

Eine bessere, kosteneffizientere Lösung ist eine Business Hotelbuchungsplattform, da sie den Nutzern einen schnellen Überblick über Kosten, Richtlinie und Buchungen ermöglicht. Zudem vereinfacht und verkürzt sie den kompletten Buchungsprozess. Preisvergleiche und umständliche Buchungsabwicklungen entfallen, da diese vom System übernommen werden.

Außerdem kann ein solches System dabei helfen, versteckte Kosten zu vermeiden, die bei der individuellen Hotelbuchung entstehen können. Oft müssen Reisende etwa für den Parkplatz oder das Wi-Fi extra zahlen. Diese Plattformen sind darauf ausgelegt, die Hotelbuchung zu vereinfachen und geben einen detaillierten Überblick über die Ausgaben und Reisekosten, die in einem integrierten Dashboard eingesehen werden können. Kurz gesagt: Ein Traum für CFOs.

5.      Setzen Sie Analysetools ein

Nutzen Sie daher eine Business Hotelbuchungsplattform, um die Geschäftsreisen aller Teams und Mitarbeiter an einem Ort verwalten und mit Hilfe genauer Analysen deren Ausgaben verfolgen zu können. Indem sie den Buchungsprozess zentralisieren, erhalten Unternehmen einen Überblick über ihre Ausgaben in Echtzeit und können dadurch effiziente und wirkungsvolle Änderungen vornehmen, mit denen sich Reisekosten sparen lassen.

Es ist an der Zeit, die Geschäftsreisen Ihres Unternehmens wieder in die schwarzen Zahlen zu bringen, indem Sie digitale Tools verwenden, die die Arbeit aller Beteiligten erleichtern.