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8 Wege, die größten Probleme bei Geschäftsreisen zu vermeiden

Wir Alle wissen, welche Probleme bei der Geschäftsreise auftreten können. Was eigentlich ein eingeübtes Spiel ist, nämlich, von der Zentrale weg zu fahren, um sich mit Partnern, Lieferanten und Kunden zu treffen, kann sich schnell in einen Albtraumverwanden sobald auch nur die geringste Herausforderung auftritt.

Es gibt einige Möglichkeiten, Probleme auf Ihren Geschäftsreisen in Schach zu halten und Ihre Dienstreisen möglichst stressfrei zu gestalten. Sie alle hängen weitgehend davon ab, die Wurzel der größten Probleme anzugehen, was ein wenig Voraussicht und ein paar moderne Lösungen erfordert.

Verstehen Sie die Ursachen von problematischen Geschäftsreisen

Situationen, die in einem das Blut zum Kochen bringen, unterscheiden sich oft von Person zu Person. Das macht es schwierig, genau festzustellen, was an Geschäftsreisen so stressig ist. Ist es die lange Schlange, die ungewohnte Umgebung oder die Tatsache, dass man nicht nach Hause gehen kann, um sich auf dem Sofa zurückzulehnen und vier Folgen der Lieblingsserie auf Netflix anzuschauen?

Es stellt sich heraus, dass es sich zumeist um etwas von allen dreien handelt. Zeitverschwendung, unerwartete Probleme und aus unseren vertrauten Routinen herausgerissen zu werden, sind laut Forbes die drei Hauptursachen für Stress auf Geschäftsreisen.

Diese Stressfaktoren können sich dabei zu mehr anstauen, als nur Kopfschmerzen: Angst, Depression und beeinträchtigte Gesundheit sind nur einige der Nebenwirkungen, die mit Stress bei Geschäftsreisen verbunden sind.

Lehnen Sie sich in Ihrem Lieblingsstuhl zurück und sprechen Sie mit einem unserer Geschäftsreise-Berater, um herauszufinden, wie Sie die Strategie für Ihre Geschäftsreisen verbessern können.

Der Schlüssel, um Probleme mit Geschäftsreisen und den damit verbundenen Stress zu bewältigen, ist herauszufinden, wie diese emotionalen Auslöser in Ihrem täglichen Leben entstehen. Streben Sie an, so viele unbekannte Faktoren wie möglich im Voraus zu planen. Dies gelingt besonders, indem Sie für sich selbst Situationen schaffen, die zu einer zuverlässigen Methode werden, um Geschäftsreisen richtig zu anzugehen.

Zwei Möglichkeiten, um Probleme im Zusammenhang mit Zeitverlust auf Geschäftsreisen zu vermeiden

Geschäftsreisen sind oft verdichtet auf kurze Zeiträume, und jede spontan auftauchende, zeitraubende Herausforderung kann - gelinde gesagt - ärgerlich sein. Aber durch die Einführung neuer Hilfsmittel in den gesamten Prozess können Sie diese Probleme potenziell ganz vermeiden. Hier sind zwei Möglichkeiten, wie Ihnen dies gelingen kann:

 1. Digitalisierung von Rechnungen und Belegen

Den Überblick über die Spesenquittungen und Belege zu behalten und dafür zu sorgen, dass alle physischen Kopien zentral organisiert und sicher aufbewahrt werden, ist für jeden Menschen nervenaufreibend.

Ermutigen Sie stattdessen Ihr Team, welches die Geschäftsreisen verantwortet, auf einen digitalen Prozess zu setzen, der Tools wie Roomex verwendet, um Freigabe-Prozesse hinzufügen, oder bspw. Expensify, um die Verwaltung von Papierbelegen überflüssig zu machen. Nehmen Sie zukünftig einfach ein Foto der Rechnung auf und lassen Sie die App den Rest der Arbeit erledigen.

2. Finden Sie ein Hotel in der Nähe Ihres Standortes

Es gibt wenig was frustrierender ist, als die Nächte weit weg vom Einsatzort zu verbringen und viel Zeit damit zu vergeuden, hin und her pendeln zu müssen. Dies ist ein Hauptproblem auf Geschäftsreisen, aber auch eines, das leicht zu lösen ist.

 Auf einer Hotelplattform für Geschäftsreisen können Unternehmen leicht alle Standorte von Hotels in ihrer Preisklasse sehen - und auch die Entfernung vom Zielort, sei es die Filiale des Kunden oder das Montage-Projekt. . Vermeiden Sie deshalb Urlaubsportale und setzen Sie auf Software, die für die Geschäftswelt entwickelt wurde. So können Sie sich in Zukunft von täglichen langen Fahrten verabschieden.

Drei Möglichkeiten, um unerwarteten Problemen bei Geschäftsreisen zu begegnen

 Es fällt leicht zu sagen: “Erwarte das Unerwartete." Es ist aber eine ganz andere Herausforderung, wenn es darum geht, die unerwarteten Probleme bei Geschäftsreisen tatsächlich im Voraus zu planen. Ironischerweise sind einige der unvorhersehbarsten Situationen in der Branche ziemlich häufig - und hier erfahren Sie, wie Sie sie vermeiden können.

 1. Beachten Sie die Unternehmensrichtlinien für Geschäftsreisen

Das Budget für Hotels, Tagespauschalen und andere kostenbezogene Richtlinien können manchmal etwas verborgen oder schwierig zu verstehen sein.

Durch eine übersichtliche Darstellung für alle, entweder über wöchentliche E-Mail-Updates oder eine Buchungsplattform für geschäftliche Reisen, die sie in Echtzeit implementiert, können alle am Prozess Beteiligten etwas mehr Klarheit und Sicherheit rund um ihre Buchungen gewinnen.

2. Sorgen Sie für eine rechtzeitige Rückerstattung

 Während Sie vielleicht geübt darin sind, mit Ihrem eigenen Geld unterwegs in Vorlage zu treten, weil Sie wissen, dass es am Ende des Monats wieder in Ihrer Tasche landet, kann dieses Vertrauen schnell in Ärger übergehen, wenn das Geld ausbleibt.

Vermeiden Sie dieses Geschäftsreiseproblem, indem Sie Tools verwenden, die auf Rechnung fakturieren - was bedeutet, dass das Unternehmen (und Sie selbst) bis zum Ende des Monats nichts bezahlen müssen. 

3. Wissen, wie man mit einem Notfall umgeht

Es kann nervenaufreibend sein, wenn etwas schief geht und man nicht weiß, wen man anrufen soll. Stellen Sie deshalb sicher, dass es einen Notfallplan für diverse Eventualitäten gibt, so dass jede Person weiß, an wen sie sich in Notfällen wenden muss.

Drei Möglichkeiten, um Probleme mit Geschäftsreisen zu vermeiden, die entstehen, weil Sie aus Ihrer Routine entrissen werden.

Wenn wir unsere Komfortzone verlassen, kann es schwierig sein, uns an eine neue Situation anzupassen. Wenn Sie immer auf Reisen sind, kann dies schnell zu Problemen führen. Hier eine Anleitung, wie Sie vermeiden können, dass es auch zu einem Anstau von Frustration führt.

1. Bleiben Sie in allen Lebensbereichen gesund

Wenn Sie viel reisen, neigen Sie dazu, persönlich zu kurz zu kommen, das Fitnesstraining auszulassen und lange Zeiträume ohne Familie oder Freunde zu verbringen. Das verlangt von jedem einen Tribut.

Arbeiten Sie mit Ihren Verantwortlichen für Geschäftsreisen zusammen, um in Hotels untergebracht zu werden, die entweder über gesunde Lebensmittel verfügen oder deren Räume mit einer eigenen Küchenzeile ausgestattet sind. Auch ein Hotel mit einem Fitnessstudio vor Ort kann Sie aktiv und geistig gesund halten. Und vergessen Sie nicht, regelmäßig mit den Leuten zu sprechen, die Ihnen am wichtigsten sind.

2. Klären Sie die Transportmöglichkeiten

Unsichere Reise- und Spesenrichtlinien können den Transport zu einem Problem für Geschäftsreisen machen. Wenn Sie für längere Zeit vor Ort sind, stellen Sie sicher, dass es eine klare Vereinbarung darüber gibt, wie Sie reisetechnisch unterstützt werden - auch in Ihrer Freizeit.

3. Vermeiden Sie Billighotels

Nicht zuletzt sollten Sie Hotels mit unbequemen Betten oder schlechten Dienstleistungen vermeiden, indem Sie eine Buchungsplattform wie Roomex nutzen. Roomex hat die besten Preise für mehr als eine Million Hotels, so dass Ihr Team im Durchschnitt bis zu 21 Prozent spart - nutzen Sie diese Einsparungen dafür, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche Unterkunft erhalten.

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