Geschäftsreisen-Trends 2019

Unternehmen sind global vernetzter denn je, sowohl mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten als auch mit Kunden in Dutzenden von Ländern. Trotz moderner Kommunikations- und Kollaborations-Tools, sind persönliche Meetings bei Kunden, in Niederlassungen oder an Projektstandorten unumgänglich. Dabei zeigen die Geschäftsreisen Trends 2019 klar, dass Mitarbeiter und Office Manager beim Buchen von Dienstreisen dieselbe Effizienz und Flexibilität erwarten, die sie von ihren alltäglichen Tools gewohnt sind.

Oft sehen sich die Verantwortlichen allerdings mit ineffektiven Lösungen konfrontiert, die Mehrarbeit verursachen und weder flexibel noch übersichtlich sind. Dies trifft besonders auf Hotelbuchungen und einheitliche Reisekostenabrechnungen zu. Welche Erwartungen Unternehmen an den Buchungsprozess haben, zeigen fünf zentrale Geschäftsreisen Trends, die sich beobachten lassen.

1. Bessere Hotelpreise- und Optionen dank smarter Technologie

Gerade große Unternehmen haben lange Zeit fixe Raten mit den beliebtesten Hotelketten ausgehandelt. In Zeiten von smarten Online-Buchungs-Tools ist diese Strategie aber nicht immer zielführend.

Zwar erscheint es auf den ersten Blick sinnvoll, Hotelkonditionen für ein Jahr oder länger auszuhandeln. Diese Preise beziehen allerdings entscheidende Faktoren wie Belegung, Bedarf und Nachfrage nicht mit ein. So kann es der Fall sein, dass ein Unternehmen am Ende des Jahres mehr bezahlt als es bei individuellen Buchungen der Fall gewesen wäre.

Eine intelligente Buchungssoftware kann hingegen jederzeit den besten Preis ermitteln und mit der vereinbarten Konditionen vergleichen, so dass der Kunde den besten Preis in Anspruch nehmen kann. Hierfür kommen moderne Technologien auf Basis künstlicher Intelligenz zum Einsatz, die in Echtzeit automatisierte Lösungen ermöglichen und somit einen großen Teil der manuellen Suche nach dem passenden Hotel übernehmen.

2. Fürsorgepflicht und Online-Sicherheit sind wichtige Themen für Arbeitgeber

Die Arbeitswelt hat sich durch Globalisierung und Digitalisierung grundlegend gewandelt. Dies spiegelt sich auch in den Geschäftsreisen Trends 2019 wider: Die ungebrochene Tendenz hin zu Dienstreisen, Home-Office und flexiblen Einsatzorten rückt die oftmals vernachlässigte Fürsorgepflicht von Unternehmen weiter in den Fokus. Zusätzlich sind Datenschutz und Datensicherheit zu wichtigen Themen geworden: Der Schutz von Geräten wie auch Daten wurde von Firmen in der Vergangenheit häufig vernachlässigt.

3. Reisekosten belasten Budgets

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Kostensteigerungen werden Budgets im Allgemein und Reisebudgets im Speziellen weiter belasten. Prognosen zufolge werden Hotelkosten 2019 um fast vier Prozent ansteigen, was in der Budgetplanung und Allokation berücksichtigt werden muss. Vier Prozent mögen erst einmal nicht dramatisch anhören. Doch wenn viele Geschäftsreisen anstehen, schlägt diese Steigerung schnell zu Buche. Viele Unternehmen sind daher gezwungen, Alternativen zu suchen, um diese Mehrkosten zu kompensieren. Dabei stellen optimierte digitale Lösungen einen sinnvollen Weg dar, Kosten zu optimieren.

4. Eine mobile Welt erfordert einen mobilen Buchungsprozess

Selten werden Geschäftsreisen strategisch koordiniert. Die damit einhergehenden Prozesse erscheinen oft umständlich und verwirrend. Die Geschäftsreisen Trends 2019 zeigen, dass dies langfristig zu einem Problem für Unternehmen wird. Denn Mitarbeiter und Gesellschaft werden immer dynamischer, viele Arbeitsschritte inzwischen mobil abgewickelt.

Ob beim Online-Banking, Pizza-Bestellen oder Klamottenkauf – Mitarbeiter sind heutzutage intuitive, leicht verständliche Anwendungen und Prozesse gewohnt. Warum sollte es bei der Geschäftsreisebuchung und -verwaltung anders sein? Das Anlegen und Verwalten von komplizierten Excel-Sheets und das Sammeln und Einreichen unzähliger Belege ist einfach nicht mehr zeitgemäß.

Ein Schritt in die richtige Richtung ist daher die Verwendung von speziellen Angeboten für Geschäftsreisen. Diese ermöglichen zum einen Office Managern und Assistenten den nötigen Überblick und verschiedene Analyse-Möglichkeiten, zum anderen bieten sie Mitarbeitern die gewünschte und gewohnte Flexibilität und eine einfache Nutzung.

5. Wettbewerbsvorteil durch spezialisierte Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen

Obwohl sich der Büroalltag von Unternehmen zu Unternehmen zum Teil stark unterscheidet, bleiben manche Probleme und Aufgaben doch immer dieselben: Egal, wie groß ein Unternehmen sein mag, die Suche nach speziell zugeschnittenen Tools und Lösungen sowie neuen Technologien, zur Optimierung von Prozessen sowie zur Kosteneinsparung verbindet alle Unternehmen.

Eine Gemeinsamkeit weisen die Geschäftsreisen Trends für das Jahr 2019 auf: Die Suche nach einer spezialisierten Lösung für einen bestimmten Anwendungszweck. Beispielsweise eine Plattform für die schnelle Suche, Buchung, Verwaltung und Bezahlung von Business-Hotels.

In einer Geschäftswelt, die immer mehr von Veränderung geprägt ist und auf Flexibilität baut, können es sich Unternehmen daher nicht (mehr) erlauben, die Vorteile von maßgeschneiderten Lösungen für die Optimierung von Geschäftsreisen zu ignorieren.