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So erstellen Sie eine Reiserichtlinie für Ihr Unternehmen

Es kann eine herausfordernde Aufgaben sein, eine Reiserichtlinie für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Vor allem, wenn sie für alle Mitarbeiter gelten sollen. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen tickt ein wenig anders. Der eine läuft am liebsten überall hin und hat häufig einen größeren Appetit. Der andere isst dagegen deutlich weniger und nimmt sich lieber zu jedem Meeting ein Taxi. Ältere Mitarbeiter bevorzugen eher, in einer etablierten Hotelkette zu übernachten, für die jüngeren Kollegen spielt eher das Umfeld des Hotels eine entscheidende Rolle bei der Auswahl.

Und dann gibt es noch die Finanzabteilung und den Travel Manager. Diese müssen Ihre Aufgaben, wie das Budget zu überwachen, Budgetüberschreitungen zu minimieren, Ausgaben zurückzuerstatten und die Geschäftskonten zu pflegen, möglichst einfach und zeitsparend erledigen können.

Eine einheitliche Reiserichtlinie hilft Ihnen dabei, Klarheit über die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Alle Mitarbeiter sind gleichermaßen informiert und Sie können Geschäftsreisen fair und effektiv durchführen. Sie können auf diese Weise einen guten Kompromiss zwischen Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmenszielen finden. Gleichzeitig können Sie den Arbeitsaufwand für die Buchhaltung, Finanzabteilung und weitere Mitarbeiter, die an der Planung von Geschäftsreisen beteiligt sind, minimieren.

Warum eine Reiserichtlinie für Mitarbeiter wichtig sind

Wenn Sie die Prozesse und Regeln für Geschäftsreisen möglichst transparent und einfach gestalten, können sich Ihre Mitarbeiter besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Sie müssen sich nicht darum kümmern, wie viel Sie bereits ausgegeben haben oder wie sie ein Hotel reservieren. Stattdessen können entspannen und sich auf das Ziel ihrer Geschäftsreise konzentrieren. Glückliche Mitarbeiter performen einfach besser. Wenn Sie ihre Bedürfnisse und Wünsche ernst nehmen, werden sie auf Reisen zu Ihren besten Markenbotschaftern. Klare Prozesse machen es außerdem einfacher, Ausgaben zurückzufordern. So können unnötiger Papierkram und zahlreiche E-Mails vor und nach der Geschäftsreise vermieden werden.

Eine gut durchdachte Reiserichtlinie in Unternehmen vermeidet Chaos während der Reise und bietet eine Orientierung, was in Notfällen zu tun ist. Außerdem spart sie Ihrem Unternehmen eine Menge Geld!

Wie Sie eine Reiserichtlinie erstellen

Bevor Sie sich an die Arbeit machen, sollten Sie zunächst einen Blick auf die aktuelle Reiserichtlinie und Prozesse Ihres Unternehmens werfen. Schauen Sie sich an, wie viel für Geschäftsreisen ausgegeben wird und wohin die Mitarbeiter reisen. Identifizieren Sie Beschwerden und Trends, die Sie nutzen können, um eine verbesserte Version zu erstellen.

Zum Beispiel werden häufig zusätzliche Gebühren für Tickets oder Hotelbuchungen gezahlt, damit Sie ohne Kosten storniert werden können. Allerdings werden Geschäftsreisen nur selten abgesagt. Eventuell wäre es also günstiger, wenn Ihr Unternehmen Tickets und Hotelzimmer bucht, die nicht zurückerstattet werden können. Wenn Sie ein Buchungssystem nutzen, gibt Ihnen die Reporting-Funktion nützliche Kennzahlen, um solche Trends zu identifizieren.

Roomex kann Sie mit wertvollen Erkenntnissen und Trends beim Erstellen Ihrer Reiserichtlinie unterstützen. Sparen Sie Geld und erhöhen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit mit Roomex. Kontaktieren Sie uns.

Bevor Sie mit dem Schreiben anfangen, sollten Sie wissen, welches Ziel Sie verfolgen. So können Sie besser festlegen, welche Inhalte Sie benötigen. Unten finden eine Anleitung, wie Sie Ihre Richtlinie strukturieren können:

Die Einleitung

Zu Beginn sollten Sie erklären, warum die Richtlinie erstellt wurden und warum es wichtig ist, dass sich Mitarbeiter auf Geschäftsreisen begeben.

Um die Bedeutung von Geschäftsreisen zu verdeutlichen, können Sie zum Beispiel auf den Einfluss auf die Unternehmensentwicklung eingehen. Eventuell ist auf diese Weise eine große Anzahl an Vertragsabschlüssen entstanden oder viele Projekte konnte nur mithilfe von Dienstreisen überhaupt durchgeführt werden.

Anschließend sollten Sie erklären, was Sie mit der Richtlinie erreichen wollen. Ist es Ihr Ziel Arbeitszeit oder Geld zu sparen? Wollen Sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern? Ermöglicht es den Reisenden etwas mehr Flexibilität? Oder vereinfacht es die Buchungs- und Abrechnungsprozesse?

Außerdem ist es wichtig, die Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen festzulegen. Wie weit muss ein Mitarbeiter reisen, um Anspruch auf Verpflegungspauschalen und Unterkunft zu haben? Welche Art der Reise ist abgedeckt? Mögliche Anlässe können Besuche eines anderen Standorts, Events, Vorträge, Pressetermine oder Kundenbesuche sein.

Buchungen

In diesem Abschnitt sollten Sie erklären, wer für das Buchen der Reisen zuständig ist. Falls es eine Assistentin oder ein Mitarbeiter aus der Finanzabteilung ist, geben Sie die Kontaktdaten des Kollegen an.

Sollten die Mitarbeiter die Reisen selbst organisieren, sollten Sie grundlegende Vorgaben zur Planung machen. Legen Sie fest, wie weit im Vorfeld die Reisen geplant werden müssen, welche Ticketarten gebucht werden können und geben Sie Informationen zur Gepäckmenge und bevorzugten Fluggesellschaften und Hotelketten.

Falls Sie eine Software für Ihre Hotelbuchungen nutzen, sollten Sie die Funktionsweise erklären. Ein Tool wie Roomex erlaubt es Mitarbeitern, ihr bevorzugtes Hotel auszusuchen, ohne gegen die Buchungsvorschriften zu verstoßen. Sie können es unter anderem nutzen, um preisliche Obergrenzen zu definieren und Anforderungen der Hotelzimmer und Dienstleistungen festzulegen. So lässt sich Ihre Richtlinie problemlos digital abbilden, ohne dass die Mitarbeiter diese in- und auswendig kennen müssen. Es ist sichergestellt, dass alle Buchungen im vorgegebenen Budget bleiben und gleichzeitig maximale Flexibilität für die Mitarbeiter besteht. Eine Win-win-Situation.

Ausgaben verständlich erklärt

In diesem Abschnitt sollten Sie erklären, welche Ausgaben erstattet werden. Wichtige Punkte sind zum Beispiel Mautgebühren, Treibstoff, Mietwagen, Zugtickets und Verpflegung. Setzen Sie in diesen Bereichen klare Grenze wie „20 Euro pro Mahlzeit“ oder „nur Taxis, dies für Business-Meetings benötigt werden“.

Zusätzlich sollten auch Fragen zu Sonderfällen geklärt werden, wie: Wie viel kann bei einem Geschäftsessen mit Kunden ausgegeben werden? Wer zahlt, wenn mehrere Teammitglieder anwesend sind?

Außerdem sollten Sie festlegen, wann die Belege für die Ausgaben eingereicht werden müssen und bis wann sie erstattet werden. Bestimmen Sie, ob die Belege in Papierform eingereicht werden müssen oder ob sie einer App oder Software hochgeladen werden sollen. Nennen Sie außerdem einen Ansprechpartner, der die Ausgaben genehmigt und für mögliche Rückfrage zur Verfügung steht.

Wie man sich im Notfall verhält

Ein weiterer wichtiger Bereich ist das Verhalten im Notfall. Erklären Sie, welche medizinische Versorgung auf Geschäftsreisen abgedeckt ist, wer im Notfall kontaktiert werden soll und was zu tun ist.

Außerdem sollten Sie einen Ansprechpartner nennen, wenn zum Beispiel ein Flug verpasst wurde oder wenn der Mitarbeiter die Reise privat verlängern will.

Nachdem Sie die Reiserichtlinie inhaltlich fertiggestellt haben, sollten Sie sich Gedanken über das Format machen. Gestalten Sie es möglichst einfach und leicht verständlich. Es empfiehlt sich mit einprägsamen Bildern und einem Inhaltsverzeichnis zu arbeiten, damit die Mitarbeiter die gewünschten Informationen problemlos finden. Alle Richtlinien zu kennen und zu befolgen, ist oft schwierig. Machen Sie es Ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich.

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