Die Abrechnung Ihrer Reisekosten ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Geschäftsreise. Von der Abrechnung einer einzelnen Tasse Kaffee bis hin zum Geschäftsessen und der Anreise können sich die Ausgaben schnell aufsummieren.
Wenn Sie einige Best Practices für Ihre beherzigen, behalten Sie jedoch problemlos den Überblick.
Falls Sie schon länger auf Geschäftsreisen gehen, werden Sie einige Tipps mit Sicherheit kennen. Doch egal ob Neuling oder Branchenexperte: Es ist immer gut, sich die Best Practices noch einmal in Erinnerung zu rufen.
Als Erstes sollten Sie einen Blick in die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens werfen. Denn jedes Unternehmen hat seine eigenen Regeln, die Sie kennen sollten. Das können zum Beispiel bevorzugte Dienstleister oder Tagessätze sein.
Außerdem gibt es in vielen Unternehmen Richtlinien, bis wann die Belege eingereicht werden müssen und wann eine Auszahlung erfolgt. Kennen Sie diese Deadlines, damit Sie Ihre Belege nicht verfallen lassen.
Die meisten Unternehmen haben Richtlinien zur Reisekostenabrechnung. Es gibt jedoch auch Ausnahmen. Falls Ihr Unternehmen zu diesen Ausnahmen zählt, fragen Sie einen Kollegen, der schon länger im Unternehmen ist. Dieser kann Ihnen mit Sicherheit erklären, welche Prozesse es gibt.
In der Regel gibt es entweder eine Agentur, die das Reisemanagement übernimmt, oder es wird eine Plattform zum Buchen der Hotelzimmer und Flüge genutzt. Manche Unternehmen wiederum haben ein Geschäftskonto, das für Taxi-, Hotel- oder Transportkosten genutzt werden kann.
Wenn Sie über eine dieser Optionen buchen, übernimmt das Unternehmen die Kosten direkt. Sie müssen also keine Zahlungen vorstrecken und die Belege im Nachhinein einreichen.
Häufig gibt es auch Rücklagen für kleinere Kosten und ungeplante Vorfälle. Es kann zum Beispiel passieren, dass Sie mal einen Strafzettel bekommen, eine dringende Express-Sendung aufgeben oder für das Abendessen des Teams bezahlen. Hierfür können Sie auf diese Rücklagen zurückgreifen. Wichtig: Sie müssen trotzdem die Belege der Ausgaben sammeln und sie später einreichen.
Einige Unternehmen bieten Ihren Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte. Das kann die Abwicklung von Geschäftsreisen deutlich erleichtern. Allerdings müssen Sie trotzdem die Belege für Ihre Ausgaben sammeln und sortieren.
Fall Sie keinen Zugang zu einem Geschäftskonto haben, können Sie selbst ein separates Konto eröffnen (oder sich eine Kreditkarte ausstellen lassen). Über diese Karte rechnen Sie dann ausschließlich Ihre Reisekosten ab. Da macht es einfacher, die Kosten zu trennen und einen Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten.
Wer etwas mehr Erfahrung mit Geschäftsreisen hat, wird die Vorteile eines Reise-Geldbeutels zu schätzen wissen. Die strikte Trennung der Geldbeutel erfordert jedoch etwas Disziplin und Sorgfaltspflicht. Sobald man sich erst einmal daran gewöhnt hat, ist es aber eine deutliche Erleichterung.
Wichtig ist, dass Sie alle Rechnungen in diesem Geldbeutel sammeln und regelmäßig bearbeiten – am besten wöchentlich oder mindestens monatlich. Sie können sogar noch einen Schritt weitergehen und die Rechnungen kategorisieren. So können Sie die Kostenstellen für die Abrechnungen später leichter zuordnen.
Ein weiterer hilfreicher Tipp ist es, eine Routine für die Bearbeitung Ihrer Reiseausgaben zu finden. Kaum ein Unternehmen wird begeistert sein, wenn Sie Ihre Rechnungen stapelweise sammeln und erst viel später einreichen. Einige Unternehmen weigern sich sogar Rechnungen, die zu spät eingereicht wurden, zu bezahlen. Damit das nicht passiert, können Sie einen festen Tag im Monat der Reisekostenabrechnung widmen. Zum Beispiel können Sie an jedem letzten Freitag im Monat Ihre gesammelten Rechnungen bearbeiten. Wir wissen selbst, dass es nicht die spannendste Aufgabe ist. Allerdings gehören Verwaltungsaufgaben zu einem entscheidenden Bestandteil, wenn Sie im Unternehmen langfristig erfolgreich sein wollen.
Falls Sie für Ihren Job viel mit dem Auto unterwegs sind, empfehlen wir Ihnen, ein Fahrtenbuch zu führen. Das macht es später leichter, Geld für Treibstoff und Verschleiß einzufordern. Am einfachsten ist es, wenn Sie mit Ihrem Smartphone zu Beginn und am Ende der Fahrt ein Foto vom Kilometerstand machen. Diese können Sie beim Stellen der Rückforderungen in einem Kraftstoffverbrauch-Rechner eingeben. Im Internet gibt es zahlreiche Tools wie spritkostenrechner.de. Am besten fragen Sie nach, welches Tool Ihr Unternehmen bevorzugt.
Falls Sie über den Luxus verfügen, eine persönliche Assistentin zu haben, kann diese Sie bei der Abrechnung unterstützen und Aufgaben wie das Sammeln und Einreichen Ihrer Belege übernehmen. Sie kennt die Prozesse und Fristen oftmals viel besser und kann sich um Aufgaben im Bereich der Reisekostenabrechnung kümmern.
Es gibt für fast alles eine App oder Software – auch für die Abrechnung von Reisekosten. Die Zukunft ist digital und eine vollständig digitale Abrechnung ist nur noch eine Frage der Zeit.
Vielleicht haben Sie schon mal von Quickbooks gehört? Fragen Sie in Ihrem Unternehmen mal nach, ob es bereits verwendet wird. Falls nicht, können Sie für 7 Euro im Monat einen eigenen Account anlegen.
Ein weiteres Tool ist YNAB. Ebenfalls für 7 Euro im Monat hilft Ihnen diese App, Ihre Finanzen im Blick zu behalten.
Darüber hinaus gibt es viele weitere hilfreiche Apps und Software, die es zum Beispiel ermöglicht, Fotos von Belegen zu erstellen und diese digital einzureichen. Vor allem, wenn es Ihnen häufig an Zeit mangelt, lohnt sich eine Investition, um Ihre Belege möglichst zeitsparend zu sortieren und einzureichen.