Warum die Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen wichtig ist

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter eine Geschäftsreise machen, um Kunden zu treffen, neue Kunden zu gewinnen oder ein Projekt beenden: Es gibt oft nichts, was die persönliche Interaktion ersetzen kann. Zusätzlich kommt die Umfrage "Chefsache Business Travel 2018 zu dem Ergebnis, dass für 45 Prozent der befragten Geschäftsreisen ihren Job besonders attraktiv machen.

Neben den zahlreichen Vorteilen bringen Geschäftsreisen jedoch auch gewisse Pflichten gegenüber den Mitarbeitern mit sich. Vor allem, wenn man seine Mitarbeiter noch lange im Unternehmen behalten will. In der heutigen Unternehmenswelt herrscht eine stetige Knappheit an gutem Personal. Daher gewinnt das Thema Fürsorgepflicht zunehmend an Bedeutung. Sowohl für die Produktivität als auch für die Personalerhaltung und das Unternehmensimage, ist die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf das Thema Geschäftsreisen werfen. So lässt sich die Bedeutung der Fürsorgepflicht besser verstehen und Best Practices identifizieren.

Fürsorgepflicht – ein Überblick

Wir haben diesen Begriff alle schon mal gehört, aber was bedeutet er eigentlich? Einfach gesagt, bezeichnet dieser Begriff die Verantwortung, die ein Unternehmen gegenüber seinen Mitarbeitern besitzt, wenn sich diese außerhalb des Büros befinden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn sie von zu Hause arbeiten, sich auf Geschäftsreisen befinden oder an einem externen Event teilnehmen.

Mit der zunehmenden Beliebtheit von Remote Arbeit und rund 12 Millionen Geschäftsreisenden allein in Deutschland, ist das Thema so relevant wie niemals zuvor. Es werden detaillierte Reiserichtlinien notwendig, die Prozesse während der Reise regeln und für einen möglichst unbeschwerten Aufenthalt sorgen.

Unbeschwerte Reisen ermöglichen

Bei verantwortungsbewussten Unternehmen steht das Wohlergehen der Mitarbeiter an erster Stelle. Das gilt besonders für Geschäftsreisen. Ein Fokus auf das Mitarbeiterwohl schafft die Basis für eine sichere und erfolgreiche Reise. Zusätzlich wird das Risiko von rechtlichen Maßnahmen durch Fahrlässigkeit minimiert.

Die sollten die Fürsorgepflicht in den Mittelpunkt stellen. Sie sollten Punkte thematisieren, wie das richtige Verhalten bei geteilten Räumen, die Kostenabrechnung oder Vorgaben zum Umgang mit schweren Gütern.

Sind Sie gerade dabei die Reiserichtlinien für Ihr Unternehmen zu definieren? In unserem Ebook zeigen wir Ihnen, wie das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter nachhaltig Ihren Unternehmensumsatz beeinflussen.

Neben der Festlegung von Prozessen können Richtlinien Ihnen helfen, auf unerwartete Probleme während einer Geschäftsreise schneller zu reagieren.

Geschäftsreisen problemlos abwickeln

Für Geschäftsreisen gibt es einige entscheidende Bereiche, die Sie zur Einhaltung Ihrer Fürsorgepflicht berücksichtigen sollten:

• Buchungsprozesse: Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen nutzen spezielle Hotelbuchungsplattformen. Das kann Ihnen Zeit und Geld sparen, da die Buchung bereits im Vorfeld bezahlt werden kann und nicht zunächst vom Arbeitnehmer selbst übernommen werden muss.
• Spezielle Bedürfnisse: Zusätzlich ermöglicht Ihnen eine Hotelbuchungsplattform, dass Sie auch Checkins zu ungewöhnlichen Zeiten problemlos planen können. Vor allem in den Bereichen Bau und Ingenieurwesen ist dies häufig der Fall. Hier sind unregelmäßige Arbeitszeiten die Regel.
• Beförderung: Ein weiterer wichtiger Punkt ist der sichere Transport zu und von den Arbeitsstätten – auch spät in der Nacht. Hier lohnt es sich über einen Unternehmensaccount für die Taxifahrten nachzudenken und im Voraus gebuchte Zugtickets anzubieten. So können Sie nachträgliche Rückforderungen und Überweisungen vermeiden.
• Ausgaben und Forderungen: Es ist eine gängige Praxis, eine Verpflegungspauschale für Mitarbeiter auf Geschäftsreisen anzubieten sowie für Transportkosten aufzukommen. Reise- und Spesenrichtlinien sollte die Bedingungen schriftlich regeln. Es sollte angestrebt werden, Hotels im Voraus zu bezahlen, da diese in der Regel sehr kostenintensiv sind.
• Teilen von Hotelzimmern: Falls sich Ihre Mitarbeiter Hotelzimmer teilen, sollten dabei Ihre persönlichen Bedürfnisse berücksichtigt werden und eine vorherige Abstimmung erfolgen. Die persönliche Sicherheit und die angebrachten Verhaltensweisen sollten ebenfalls in den Unternehmensrichtlinien festgehalten werden.
• Notfälle: Berücksichtigen Sie auch die Folgen von Flug- oder Zugverspätungen sowie Notfallbehandlungen, falls ein Mitarbeiter während der Geschäftsreise krank oder verletzt wird. Das persönliche Wohlergehen der Mitarbeiter ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen. Eine private Krankenversicherung wird dringend empfohlen.

Aus praktischer Sicht

Neben einer aktuellen Version der Unternehmensrichtlinien gibt es einige praktische Tipps, die Unternehmen berücksichtigen können, um sichere Reisen für Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten.

Als Erstes sollten Sie Ihre Mitarbeiter zu einem verpflichtenden Training schicken. Hier bekommen sie ein Grundlagenwissen für ihre Reisen vermittelt. Dies beinhaltet die Bedienung der Buchungsplattform sowie eine Einführung in Sicherheitsmaßnahmen.

Außerdem sollten Sie eine Notfallliste mit den wichtigsten Kontakten erstellen, die im Notfall kontaktiert werden können. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter den Standort stets mit ihrem Vorgesetzten zu teilen, wenn sie sich auf einer Geschäftsreise befinden.

Und zu guter Letzt sollten Sie ein allgemeines Budget für Reisekosten zur Verfügung stellen. Dies ist vor allem für die jüngeren Mitarbeiter wichtig. Mit dem Zugang zu einem Reisebudget können finanzielle Engpässe während der Geschäftsreise vermieden werden.

Fürsorgepflicht ist von großer Bedeutung. Mit Roomex können Sie diese problemlos erfüllen. Wir stellen Ihnen eine übersichtliche Karte zur Verfügung, mit der Sie jederzeit prüfen können, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden und so Ihrer Fürsorgepflicht gerecht werden. Erfahren Sie mehr über unser Engagement im Bereich Fürsorgepflicht und vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch mit einem unserer Reiseexperten.  

Kurz zusammengefasst

Geschäftsreisen sind ein essenzieller Bestandteil im Unternehmensalltag, besonders weil der Anteil an Remote-Arbeit stetig zunimmt. Ganz egal ob es eine Übernachtung in einem lokalen Hotel oder eine Reise in ein anderes Land ist: Das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter sollte immer an erster Stelle stehen.

Daher ist es für Unternehmen wichtig, detaillierte Richtlinien, einen Verhaltenskodex sowie Best Practices und Buchungsprozesse schriftlich festzuhalten und die Geschäftsreisen für Mitarbeiter so unkompliziert wie möglich zu gestalten.

So sind Unternehmen bestens darauf vorbereitet, eventuelle Probleme während ihrer Reise zu lösen. Unternehmen sollten die Fürsorgepflicht sowohl als moralische als auch als rechtliche Verpflichtung betrachten, um die Sicherheit und das Wohlergehen des ganzen Unternehmens sicherzustellen.

Hinweis: Dieser Artikel kann lediglich einen groben Überblick über das Thema geben, jedoch nicht rechtlich verbindlich sein. Bitte konsultieren Sie rechtliche Fachhilfe, wenn es um spezielle Fürsorgepflichtsthemen geht.