5 Tipps für CFOs, um Reisekosten zu reduzieren

Die geschäftlichen Reisekosten unternehmensweit zu managen, erfordert die Berücksichtigung einiger Faktoren. Zu oft werden die Mitarbeiter als alleinige Kostentreiber identifiziert und mittels Sanktionen zum Sparen aufgefordert. Hier besteht jedoch die Gefahr, die Reisebereitschaft der Kollegen zu mindern. Dabei ist es zunächst wichtig zu ermitteln, wie sich die Kosten für Dienstreisen zusammensetzen und wo die Stellschrauben für ihre Reduzierung sitzen.

Laut einer Studie des Verbands „Deutsches Reisemanagement e.V.“ aus dem Jahr 2020 betragen die durchschnittlichen Kosten für einen Dienstreisetag in Deutschland rund 229 Euro. Davon entfällt etwa die Hälfte auf die Unterkunft, der Rest auf Verpflegung und Transport. Natürlich variieren die Kosten stark nach Destination, Art der Unterkunft und zur Verfügung stehenden Transportmitteln.

Schicken sie im Jahr nur wenige Mitarbeiter zu ein paar Konferenzen, fällt das nicht weiter ins Gewicht. Verfügt ihr Unternehmen aber über einen Vertrieb und Servicemitarbeiter, steigen die Kosten schnell an und reißen ein Loch in die Kasse des Reisemanagements.

Mit Hilfe unserer fünf Tipps werden sie dauerhaft Ihre Reisekosten reduzieren können, ohne ihre Reisetätigkeiten reduzieren zu müssen.

1. Machen Sie KPIs zum Entscheidungsfaktor

Ja, noch mehr Kennzahlen – aber es lohnt sich, versprochen!

Legen Sie Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) fest, mit denen sie relevante Kostenfaktoren überprüfen können. Evaluieren Sie diese auf vierteljährlicher, halbjährlicher und jährlicher Basis. Das allein reicht zwar noch nicht, um Reisekosten zu reduzieren, aber es ermöglicht die Identifikation und anschließende Optimierung einzelner Kostenpunkte, die zu Budgetüberschreitungen beitragen. Mit Roomex Analytics können Sie spielend einfach die Transaktionskosten sowie Rahmendaten, wie beispielsweise Buchungszeiträume und Reisezeiten analysieren und geeignete Maßnahmen treffen. Mit einer vierteljährlichen Auswertung besitzen sie das Instrument, rechtzeitig eingreifen und Mitarbeiter sensibilisieren zu können.

Ein weiterer KPI ist das Reisevolumen nach Mitarbeiter, Funktion und Abteilung, um die Notwendigkeit der Dienstreisen beurteilen zu können und eventuelle Steigerungsmöglichkeiten der Effizienz identifizieren zu können. Prüfen sie auch realisierte und erwartete Einsparungen bei Hotelaufenthalten, durch verhandelte oder dynamische Preise sowie Frühbucherrabatte.

Vereinbaren Sie mit den Teammitgliedern Schwellenwerte, um diese gegen die ausgehandelten Konditionen prüfen und bei Überschreitung sofort intervenieren zu können.

2. Fördern Sie eine Kultur der Reisebereitschaft

Unternehmenskultur ist ein häufiges Buzzword im Personalwesen. Jedoch wollen wir die Bedeutung nicht schmälern, denn ohne eine gesunde Kultur sind unnötigen Ausgaben und Budgetüberschreitungen Tür und Tor geöffnet. Bei Geschäftsreisen kommen diese meist durch nicht eingehaltene oder fehlende Reiserichtlinien zustande.

Dafür gibt es eine Reihe unterschiedlicher Gründe, die allesamt betrachtet werden müssen:

• Das generelle Fehlen von Engagement seitens der Mitarbeiter
• Eine schwache Sorgfaltspflicht seitens Vorgesetzter
• Unrealistische Reisearrangements
• Komplizierte Prozesse und Richtlinien

Kommunizieren sie klar, aus welchen Gründen Geschäftsreisen notwendig sind und wie sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Entwickeln sie mit ihren Abteilungsleitern bzw. Teammitgliedern eine Reiserichtlinie, mit entsprechenden Reisebudgets für die einzelnen Abteilungen. Sensibilisieren sie ihre Mitarbeiter, diesen Kostenrahmen einzuhalten und geben Sie Anleitung, an welchen Stellen und mit welchen Maßnahmen Kosten eingespart werden können.
Erlauben sie den Kollegen, sich innerhalb dieses Rahmens frei und flexibel zu bewegen und Reisen auf ihre Bedürfnisse abzustimmen.

Mit Hilfe moderner Tools wie Roomex, erhöhen sie die Bereitschaft der Teams, die Buchungen selbst in die Hand zu nehmen und setzen trotzdem die erforderlichen Grenzen.

3. Sprechen Sie mit den Mitarbeitern regelmäßig über ihre Reiseerfahrungen

Fordern sie ein regelmäßiges Feedback zu den getätigten Geschäftsreisen ein, um die Reiserichtlinie anpassen zu können und Innovationen nicht liegenzulassen.

Mitunter entdecken findige Mitarbeiter alternative Unterkünfte oder günstigere Transportmittel, die in das Reiseprogramm aufgenommen werden sollten. Etablieren Sie eine Feedbackkultur, beispielsweise mit Hilfe eines Feedbackformulars, welches auswertbare Größen enthält. Ermitteln sie, welche Maßnahmen kosteneffektiv umgesetzt werden können, was zusätzliches Geld kostet und welche Investition sich eventuell lohnt, wie bspw. die Anschaffung von eigenen Dienstwagen oder Bahncards für ihre Mitarbeiter.

4. Ziehen sie alternative Unterkünfte in Betracht

Viele Unternehmen neigen dazu, auf Plattformen für Urlaubsreisen zu buchen. Dagegen bietet eine Business Hotelbuchungsplattform wie Roomex deutlich bessere Konditionen, da sie den Nutzern einen schnellen Überblick über Kosten, Richtlinie und Buchungen ermöglicht. Zudem vereinfacht und verkürzt sie den kompletten Buchungsprozess. Preisvergleiche und umständliche Buchungsabwicklungen entfallen, da diese vom System übernommen werden. Für die Buchung von Dienstreiseunterkünften können zudem spezielle Firmenraten ausgehandelt und im System hinterlegt werden.

Statt in Hotels zu übernachten, können auch alternative Unterkünfte wie Ferienhäuser in Betracht gezogen werden. Diese Optionen können deutlich günstiger sein und bieten den Mitarbeitern gerade bei längeren Aufenthalten mehr Freiraum und Einsparungspotenzial bei der Verpflegung. Mit Roomex Projects & Meetings steht ein engagiertes Team bereit, um bei der Suche nach der richtigen Unterkunft für alle Bedürfnisse zu helfen.

5. Setzen Sie Analysetools ein

Um die erhobenen Daten korrekt interpretieren zu können, sollten sie diese in geeigneten Analysetools verarbeiten, um einen qualifizierten Überblick zu erhalten und Kostentreiber erkennen zu können.

Bei Roomex Analytics ist das übrigens auch in Echtzeit möglich. Mehr Kontrolle geht nicht.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die Daten direkt im Buchungssystem gesammelt und ausgewertet werden können. Somit entfällt das mühsame Übertragen zwischen verschiedenen Anwendungen. Somit wird auch das Einsparpotenzial nicht nur bei Geschäftsreisen genutzt, sondern zusätzlich in deren Management.