Geschäftsreisen haben ein entscheidendes Problem: Sie sind ein bürokratisches Monster. Die Abwicklung ist oft kompliziert, es entstehen zusätzliche Kosten, die nicht eingeplant waren und Sie nehmen generell viel Zeit für die Planung in Anspruch.
Man könnte davon ausgehen, dass Geschäftsreisen, um jeden Preis vermieden werden. Das Gegenteil ist jedoch der Fall. Die Ausgaben für Geschäftsreisen steigen Jahr für Jahr an. Die Global Business Travel Association geht von einer jährlichen Wachstumsrate von rund 7,1 Prozent aus. Wenn schon so viele Geschäftsreisen unternommen werden, sollten sich die Unternehmen die Arbeit nicht so einfach wie möglich machen?
Wir denken schon. Daher haben wir Roomex ins Leben gerufen. Unsere Plattform hilft Ihnen dabei, Ihre Geschäftsreisen für Sie und alle Beteiligten so einfach und unkompliziert wie möglich zu gestalten.
Die Probleme mit Geschäftsreisen
Für meisten Unternehmen gehören Geschäftsreisen zum Unternehmensalltag. Sie entsenden jedes Jahr hunderte Mitarbeiter in die ganze Welt. Dennoch verwenden sie Tools, die für die private Reiseplanung gemacht und gedacht sind. Es ist wichtig, sich bewusst zu werden, dass diese Mitarbeiter weder ihren nächsten Strandurlaub planen noch eine Sightseeing-Tour. Warum greifen Sie also auf Tools zurück, die genau zu diesem Zweck entwickelt wurden?
Geschäftsreisen benötigen ein strategisches Vorgehen: Ist das Hotelzimmer im vorgegebenen Budget? Gibt es zusätzliche Angebote, wie Parkplätze, Frühstück oder Gruppenbuchung? Wie sieht es mit einem späten Check-in aus?
Stellen Sie sich nun vor, dass Sie alle relevanten Kriterien für eine Vielzahl an Geschäftsreisen prüfen müssen. Sie müssen diesen Monat 60 Übernachtungen in vier unterschiedlichen Städten buchen. Zusätzlich müssen Sie berücksichtigen, dass die Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten einchecken und verschiedene Zusatzleistungen benötigen.
Merken Sie schon, wie Ihr Stresslevel bei der bloßen Vorstellung ansteigt?
Behalten Sie einen kühlen Kopf beim Planen Ihrer Geschäftsreisen und testen Sie noch heute Roomex
Stellen Sie einmal folgendes Szenario vor: Sie nutzen immer noch die Plattformen, die für die private Reiseplanung entwickelt wurden. Das heißt, Sie vergleichen die Angebote zahlreicher Anbieter und Hotelwebsites – ganz zu schweigen von den unterschiedlichen Firmentarifen, die Sie noch berücksichtigen müssen. Nachdem Sie es geschafft haben, die besten Angebote in zahllosen Tabs in Ihrem Browser zu öffnen, können Sie endlich eine Tabelle erstellen, um die Angebote miteinander zu vergleichen. Und nun kommen wir zum spannenden Teil:
Wie funktioniert eigentlich die Abrechnung?
Zum einen könnten Sie die Kreditkarte Ihres Unternehmens nutzen. In diesem Fall müssten Sie allerdings die Buchungen für jeden einzeln Mitarbeiter auflisten, um die Ausgaben nachzuverfolgen. Alternativ könnte jeder Mitarbeiter eine eigene Karte nutzen. Das führt wiederum dazu, Sie oder Ihr Team am Ende des Monats zahlreiche Rechnungen prüfen und Überweisungen an die entsprechenden Konten vornehmen müssen.
Ein weiterer Punkt, den Sie Bedenken sollten: Ihre Aufgabe endet nicht mit dem Buchen der Hotelzimmer. Die geschäftliche Reiseplanung ist ein Vollzeitjob. Sie sind dafür verantwortlich, dass Ihre Mitarbeiter alle notwendigen Informationen erhalten und Ihre Reise reibungslos abläuft. Auch bekannt als unter dem Stichwort "Fürsorgepflicht”.
Natürlich könnten Sie jeden Mitarbeiter selbst seine Reise organisieren und abrechnen lassen. Doch sind wir mal ehrlich: Sie wissen selbst, dass es in einem bürokratischen Chaos endet. Wäre es vielleicht eine Option, eine Agentur für Ihr Reisemanagement anzuheuern? Das senkt vielleicht Ihr Stresslevel, strapaziert dafür aber Ihren Geldbeutel umso mehr.
Roomex: die Antwort auf Ihre Geschäftsreise-Probleme
Zum Glück gibt es eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit, Geschäftsreisen zu buchen. Und diese hat nichts mit den Seiten für Ihre Privaturlaube zu tun. Roomex wurde speziell für Unternehmen, wie Ihres entwickelt. Unser Ziel ist es, Ihnen eine stressfreie und unkomplizierte Buchung Ihrer Geschäftsreisen zu ermöglichen.
Roomex ist eine Hotelbuchungsplattform, mit der Sie oder Ihre Kollegen selbstständig folgende Aufgaben erledigen können:
- Sie können die besten und preiswertesten Hotelzimmer aus über 1,2 Millionen Angeboten auswählen und nach den benötigten Zusatzleistungen filtern.
- Sie können für alle Räume auf Kredit bezahlen. Das heißt, Ihre Mitarbeiter müssen nicht bei jeder Buchung eine Kreditkarte nutzen. Sie erhalten lediglich ein Mal pro Monat eine Sammelrechnung von Roomex.
- Sie können alle Buchungen auf einen Blick einsehen und managen. Die Erfüllung Ihrer Fürsorgepflicht wird so zum Kinderspiel.
Übrigens: Durch das Zusammenstellen der besten Angebote sparen Roomex-Nutzer bis zu 21 Prozent bei ihren Buchungen. Das beinhaltet noch nicht die Zeiteinsparung durch den Wegfall des lästigen Vergleichens von Preisen auf mehreren Webseiten.
Mit Roomex haben Sie alle Informationen in einem Account. Das bedeutet, Sie erhalten lediglich eine Rechnung am Ende des Monats, die sich mit Ihren Kostenstellen beziehungsweise den jeweiligen Kostenschlüsseln deckt. Unterschiedliche Kreditkarten und zahllose Belege gehören damit der Vergangenheit an.
Einen weiteren Vorteil bieten die übersichtlichen Berichte. Sie können genau nachverfolgen, wie sich die Ausgaben für Ihre Geschäftsreisen entwickeln oder wie viel Sie eingespart haben. Das Erstellen einer aufwendigen Tabelle mit komplizierten Formeln und Verweisen entfällt vollkommen.
Zusätzlich ist es einfacher, Ihre Buchungsrichtlinien einzuhalten. Ein Zimmer kann nur gebucht werden, wenn es dem zuvor festgesetzten Preisrahmen und Ort entspricht. So können Sie die Buchungen Ihre Mitarbeiter viel leichter eingrenzen, ohne jedem einzeln die Vorgaben erklären zu müssen.
Etwas läuft nicht wie geplant? Kein Problem. Unser Expertenteam steht Ihnen bei Fragen und Problemen zur Seite.
Klingt genau, wonach suchen? Starten Sie mit Roomex noch heute und optimieren Sie die Buchung Ihrer Geschäftsreisen.
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