Ratschläge für die Planung von Firmenveranstaltungen

Firmenveranstaltungen stehen wieder vermehrt im Fokus. Zum Quartalsabschluss oder vor Sommer- und Weihnachtsfeiern werden gerne alle Kollegen zusammen geholt, um ihnen Wertschätzung entgegen zu bringen und sich auf die gemeinsame Zukunft einzuschwören. Mitunter müssen aber auch unangenehme Maßnahmen verkündet werden, welche ein großes Maß an Taktgefühl voraussetzen. So verlangt jede Veranstaltung einen zum Anlass passenden Rahmen.

Für eine sorgfältige Planung mit viel Liebe zum Detail und eine effektive Durchführung steht Ihnen unser Roomex Projects & Meeting Team mit Rat und Tat zur Seite. Um Ihr nächstes Firmenevent zum Erfolg zu führen, haben unsere Experten Ihnen die folgenden Tipps zusammengestellt:

Festlegung des Zwecks und der Ziele

Definieren Sie zunächst klar den Zweck der Veranstaltung und legen Sie konkrete Ziele fest. Soll die Moral des Teams gestärkt, Erfolge gefeiert, Networking gefördert oder ein neues Produkt präsentiert werden? Oder müssen Informationen zu Umstrukturierungen mitgeteilt und der Belegschaft im Vorfeld Ängste genommen werden?

Die Durchführung eines Firmenevents spiegelt immer eine Wertschätzung der Kollegen wider. Der richtige Rahmen ist jedoch entscheidend, um die korrekte Botschaft zu senden. Werden beispielsweise Sanierungsmaßnahmen verkündet, die Einschränkungen für gewisse Bereiche bedeuten, sollte eher das kleine Programm aufgefahren werden. Somit leitet ein klarer Zweck den Planungsprozess und hilft dabei, das richtige Maß zu finden.

Erstellen eines Budgets

Erstellen Sie ein realistisches Budget, welches alle Kostenfaktoren der Veranstaltung abdeckt, um unnötige Mehrausgaben zu vermeiden. Dazu gehören die Miete des Veranstaltungsorts, das Catering und weitere relevante Ausgaben. Gegebenenfalls wünschen Sie sich ein Unterhaltungsprogramm, welches die Leihe spezieller Veranstaltungstechnik erfordert. Nach der Veranstaltung stellt unser Team eine konsolidierte Rechnung aus, in der alle Ausgaben aufgeschlüsselt sind. Damit haben Sie für zukünftige Veranstaltungen eine Blaupause an der Hand und bleiben somit stets im veranschlagten Kostenrahmen.

Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes

Eine zum Veranstaltungszweck passende Location ist ein wichtiger Aspekt für den Erfolg des Events. Mit diesem Teil des Planungsprozesses haben Unternehmen in der Regel am meisten zu kämpfen. Die Verfügbarkeit geeigneter Räumlichkeiten mit einer guten Infrastruktur hat durch die Pandemie weiter abgenommen.

Das Roomex Projects & Meetings Team kann jedoch für Sie die Suche, die Verhandlungen und die Buchung von Veranstaltungsort-Paketen übernehmen. Diese sind natürlich auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, denn unser Expertenteam hat Zugang zu einer Vielzahl von Veranstaltungsorten und wird den besten verfügbaren Preis aushandeln.

Vorausplanung

Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung, um genügend Zeit für die Koordination und die Lösung von eventuell auftretenden Problemen zu haben. Zudem wird bei fortschreitender Zeit die Auswahl an passenden Locations nicht gerade größer. Unser erfahrenes Team unterstützt Sie gerne bei der Suche nach dem idealen Caterer und hilft Ihnen bei allen Aspekten der Logistik.

Follow-up

Holen Sie nach der Veranstaltung das Feedback der Teilnehmer ein. Diese Informationen können für die Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen wertvoll sein. Nutzen Sie Umfragen oder informelle Gespräche, um herauszufinden, was gut gelaufen ist und wo in Zukunft nachgebessert werden muss. Versenden Sie eine E-Mail, in der Sie allen Beteiligten für ihre Teilnahme danken.

Je nach Veranstaltung kann diese Geste den positiven Effekt des Events verstärken oder als Blitzableiter dienen, falls doch etwas schiefgegangen ist oder der Anlass dafür gedacht war, unangenehme Botschaften zu überbringen.