Reisekostenabrechnung auf einen Blick

Jeder, der schon mal für seinen Arbeitgeber beruflich unterwegs war – ob für eine mehrtägige Geschäftsreise oder nur einen Kundentermin in einer anderen Stadt, musste sich schon einmal mit der Reisekostenabrechnung auseinandersetzen.

Dabei stellen sich gerade für Mitarbeiter, die nur selten den Unternehmensstandort verlassen müssen, eine Vielzahl an Fragen. Nicht zu Unrecht, können doch Fehler dazu führen, dass die getätigten Ausgaben vom Finanzamt nicht akzeptiert werden. Im Folgenden wollen wir daher Antworten auf die gängigsten Fragen geben, sodass die Reisekostenabrechnung schnell und problemlos eingereicht werden kann.

Welche Posten beinhaltet die Reisekostenabrechnung?

Grundsätzlich bündelt die Reisekostenabrechnung alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise anfallen. Hierzu gehören etwa Fahrtkosten, Hotelübernachtungen, der Verpflegungsmehrwand (meist als Spesen bekannt) sowie die Reisenebenkosten. Wichtig ist, Nachweise für diese vorzulegen. In der Regel geschieht dies in Form von Rechnungen oder Quittungen.

Fahrtkosten

Bei der Abrechnung der Fahrtkosten gelten unterschiedliche Regelungen, je nach verwendetem Transportmittel. Handelt es sich um das Firmenfahrzeug, muss in der Regel nur das Fahrtenbuch geführt werden. Nutzt der Mitarbeiter Flugzeug, Bus oder Bahn, so können ihm die vollen Kosten erstattet werden. Diese weißt er mit den entsprechenden Belegen (Rechnungen bzw. Fahrkarten im ÖPNV) nach.

Nutzung des eigenen Fahrzeugs

Verwendet der Reisende hingegen sein eigenes Fahrzeug, ergeben sich zwei verschiedene Möglichkeiten, die entstehenden Kosten auf der Reisekostenabrechnung geltend zu machen:

1. Abrechnung auf Basis eines pauschalen Kilometersatzes

Die gefahrene Strecke wird mit 0,30 € pro Kilometer abgerechnet. Beträgt die Route beispielsweise 250 Kilometer, werden dem Mitarbeiter 75 € erstattet.

2. Abrechnung auf Basis eines individuellen Kilometersatzes

Diese Variante ist etwas komplexer in der Berechnung, lohnt sich aber vor allem bei teuren Fahrzeugen. Hierfür addiert der Antragssteller alle jährlich für sein Fahrzeug anfallenden Kosten (Inspektion, Reparatur(en), Versicherung etc.) und teilt diese durch die jährlich gefahrenen Kilometer. Das Ergebnis wir dann als Kilometersatz angelegt.

Nutzung eines Mietwagens

Sollten Angestellte auf einen Mietwagen angewiesen sein, so können sie alle damit einhergehenden Kosten einreichen (Mietkosten, Kraftstoff etc.). Weitere Kosten, die mit der Nutzung eines PKWs einhergehen und bei der Reisekostenabrechnung als Reisenebenkosten berücksichtigt werden können sind Mautgebühren, Parkgebühren und Fährkosten.

Reisenebenkosten

Neben den bereits erwähnten Park-, Fähr- und Mautgebühren umfassen die Reisenebenkosten noch weitere Positionen. Hierunter fallen etwa Eintrittskarten, Taxifahrten, Gepäckkosten, Telefonkosten, Trinkgelder, aber auch die in manchen Hotels und Zügen immer noch erhobenen Gebühren für WLAN. Diese Kosten sind im vollen Umfang erstattungsfähig. Der Nachweis erfolgt auch hier via Rechnung oder Quittung.

Hotel- / Übernachtungskosten

Werden die Hotel- bzw. Übernachtungskosten nicht bereits im Vorfeld vom Arbeitgeber übernommen, hat der Arbeitnehmer zwei verschiedene Möglichkeiten, diese geltend zu machen. Entweder er reicht die tatsächlichen Kosten in Form einer Rechnung der Herberge ein oder er wendet die Übernachtungspauschale an, die jährlich vom Finanzministerium definiert wird. Diese unterscheidet sich von Land zu Land und liegt in Deutschland aktuell bei 20 Euro pro Nacht. Letztere kann unter anderem angewendet werden, wenn Angestellte sich entscheiden, bei Freunden oder Bekannten zu übernachten, statt eine Hotelübernachtung in Anspruch zu nehmen.

Verpflegungspauschale

Wie der Name schon vermuten lässt, sollen mit der Verpflegungspauschale die Kosten übernommen werden, die dem Geschäftsreisenden eine adäquate Verpflegung ermöglichen. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen werden jährlich vom Bundesfinanzministerium definiert und sind auf dessen Webseite abrufbar. Sie unterscheiden sich je nach Reiseziel und Reisedauer. Für Reisen innerhalb Deutschlands können aktuell beispielsweise 12 Euro in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, sofern die Abwesenheit vom Wohnort des Arbeitnehmers mehr als acht Stunden beträgt. Für eine 24 stündige Abwesenheit steigt der Betrag auf 24 Euro.

Welche Faktoren sind bei der Reisekostenabrechnung zu beachten?

Bei der Anfertigung der Reisekosten ist es erforderlich, den Namen des Reisenden, das Ziel der Reise, die Reisedauer sowie den Reisegrund anzugeben. Darunter werden alle entstandenen Kosten aufgeführt. Für alle Positionen, die nicht über eine Pauschale abgerechnet werden, muss der Antragssteller Nachweise in Form von Rechnungen bzw. Quittungen beifügen. Tut er dies nicht, können diese nicht erstattet werden.

Informiert in die Reise

Die Reisekostenabrechnung ist also kein Hexenwerk. Es ist allerdings ratsam, sich vor Antritt einer Geschäftsreise kurz darüber zu informieren, welche Faktoren es zu beachten gilt, damit am Ende nicht fehlende Dokumente oder Unwissen dazu führen, dass Kosten nicht erstattet werden können.