Tipps für das Management von Meetings und Veranstaltungen

Nach den von der Pandemie geprägten Jahren geht ein Aufatmen durch die Flure vieler Unternehmen. Je nach Branche äußern viele Mitarbeiter den Wunsch, im Home Office zu bleiben und für die Büro-Rückkehrer ist es wichtig, dass sie im Unternehmen eine positive und produktive Atmosphäre vorfinden, um sich vollständig aus der Isolation der Pandemie zu lösen.

Umso wichtiger, dass Präsenzveranstaltungen weder als Belastung noch vergeudete Zeit wahrgenommen werden und persönliche Meetings zum vollen Erfolg werden. Positive Meetings unter optimalen Bedingungen stärken wiederum den abteilungsübergreifenden Zusammenhalt und steigern die Motivation.

Festlegung der Veranstaltungsziele

Bevor mit der Planung begonnen wird, sollten die Ziele des Meetings oder der Veranstaltung klar definiert werden. Denn abhängig von der Intention einer Veranstaltung sollte die Auswahl des Austragungsortes erfolgen.

Ein Strategieworkshop setzt bspw. eine ruhige Umgebung voraus, die jedoch Platz zur Kreativitätsentfaltung bietet. Also möglichst frei von Ablenkung, aber nicht generell von Reizen befreit. Ein Meeting mit dem Ziel Teambuilding setzt je nach geplanten Maßnahmen wahrscheinlich die umfangreichste Ausstattung voraus. Dagegen sollten auf einem Networking-Event neben einer freundlichen Umgebung auch Rückzugsorte für Gespräche unter vier Augen zur Verfügung stehen. Währenddessen lebt eine Firmenfeier von einem schönen Ambiente und einem guten Service.

Rechtzeitige Planung

Die Planung von Veranstaltungen erfordert viel Liebe zum Detail und sollte daher mit einer gewissen Vorlaufzeit erfolgen. Für Unternehmen mit knappen Ressourcen, wie z. B. KMUs, kann es schwierig sein, denn eine aufwändige Planung bindet zusätzliches Personal und setzt Erfahrung in der Eventplanung voraus.

Das Roomex Projects & Meetings Team übernimmt die Suche nach dem passenden Veranstaltungsort, führt die Preisverhandlung und bucht das passende Veranstaltungspaket im Namen von Unternehmen. Somit können sich auch die Kollegen, welche sonst in die Planung involviert wären, dem eigentlichen Veranstaltungsziel widmen und stehen nicht unter Erfolgsdruck.

Unterstützung bei der Logistik

Für ein positives Veranstaltungserlebnis ist eine funktionierende Logistik von entscheidender Bedeutung. Dies betrifft in erster Linie die Unterkunft und das Catering. Rücksprachen mit der Veranstaltungslocation zu Anzahl, Art und Dauer von Übernachtungsmöglichkeiten müssen durchgeführt und eine für den Rahmen adäquate Verpflegung organisiert werden. Die Zusammenarbeit mit einem externen Veranstaltungsplaner kann kompliziert, teuer und zeitaufwendig sein oder am eigentlichen Bedarf vorbeigehen.

Als Roomex-Kunde können Veranstaltungen und Meetings ganz einfach arrangiert werden. Die Parameter für verschiedene Veranstaltungstypen werden im Vorfeld abgefragt und entsprechend archiviert. Dies spart Zeit und vereinfacht den Planungsprozess, besonders bei wiederkehrenden Meetings und Events. Trotzdem kann jederzeit auf Sonderwünsche eingegangen werden.

Feedback sammeln und auswerten

Nach dem Meeting oder der Veranstaltung sollte Feedback von den Teilnehmern eingeholt werden, um den Erfolg der Veranstaltung bewerten zu können und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Somit ist eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Events gewährleistet und Ihre Mitarbeiter haben Grund zur Freude auf die nächste Veranstaltung.