Tipps zum Geschäftsreisemanagement für Assistent*innen

Das Reisemanagement kann eine komplexe und herausfordernde Aufgabe sein, insbesondere für Bürofachkräfte.

Effizientes Reisemanagement ist eine wichtige Fähigkeit, um sicherzustellen, dass Geschäftsreisen organisiert, stressfrei und produktiv ablaufen. Zudem soll schnell auf Terminänderungen oder Ausfälle reagiert und schnell umdisponiert werden können. Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten sind die Kernkompetenzen von Assistenten und Assistentinnen. Dabei ist es unerheblich, ob für die Chefetage, eine Bereichsleitung oder ein Projektteam geplant wird. Wir haben für Sie ein paar Tipps zusammengetragen, die Ihnen das Organisieren von Geschäftsreisen erleichtern sollen.

Frühzeitig beginnen und im Voraus planen

Die Reiseplanung sollte frühzeitig beginnen, um sich die besten Angebote zu sichern, insbesondere in Bezug auf die Unterkunft. Eine detaillierte Planung ist jedoch nicht immer möglich, vor allem dann nicht, wenn es Änderungen in letzter Minute gibt. Mit den exklusiven Roomex-Raten können allerdings die besten Hotelangebote gesichert werden, egal wie kurzfristig die Reise geplant werden muss.

Doch auch wenn der genaue Zeitpunkt und die Dauer noch nicht feststehen, lassen sich im Rahmen des Planungsprozesses bereits einige wichtige Parameter abfragen. Dabei ist die Kommunikation mit den Reisenden von entscheidender Bedeutung, um ihre Präferenzen, Anforderungen und besonderen Bedürfnisse während der Reise zu verstehen. Die Art der Unterkunft ist dabei nur ein Puzzlestück. Oft ist die Lage von viel entscheidender Bedeutung, um kurze Wege am Zielort zu haben oder auf eine bestimmte Infrastruktur zurückgreifen zu können.

Die Nutzung von Reisemanagement-Tools

Der Einsatz einer integrierten Reisemanagement-Plattform wie Roomex trägt nicht nur zur Digitalisierung von Unternehmen bei, sondern vereinfacht und optimiert auch das Reisemanagement für Assistenten.

Der Wechsel zwischen verschiedenen Buchungssystemen entfällt. Somit ist ein schneller Zugriff auf bereits getätigte Buchungen gewährleistet und im Falle von Stornierungen kann verzugslos reagiert werden. Von zentralisierten Reisedetails bis hin zu Berichten und Analysen können Büroangestellte die kompliziertesten Aspekte des Reisemanagements in einer einfach zu bedienenden Plattform kombinieren. Gerade wenn Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen verreisen, erübrigen sich zeitraubende Abstimmungsgespräche zwischen den Abteilungen. Denn mit den entsprechenden Berechtigungen kann abteilungsübergreifend gebucht und recherchiert werden. Darüber hinaus stehen favorisierte Unterkünfte und Reiseverläufe auf einen Blick zur Verfügung.

Sicherstellung der Einhaltung der Reiserichtlinien

Die Kenntnis der Reiserichtlinien des Unternehmens ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Buchungen und Arrangements mit den Regeln des Unternehmens übereinstimmen. Eine fehlende Integration der Reiserichtlinien kann negative Folgen wie Kostenüberschreitungen oder im Extremfall die Gefährdung von Mitarbeitern nach sich ziehen.

Die Einhaltung der Reiserichtlinien gewährleistet eine effektive Kostenverwaltung innerhalb der vorgeschriebenen Budgets, gibt Ihnen die notwendige Handlungssicherheit bei der Planung und gewährleistet die Sicherheit Ihrer Kollegen auf Reisen. Daher kann durch die Integration eines Partners wie Roomex in eine Reiserichtlinie die Gesamterfahrung von Teams nachhaltig verbessert werden.

Rückblick und Feedback nach der Reise

Nach jeder Reise ist es wichtig, von den Reisenden ein Feedback über ihre Erfahrungen einzuholen und dabei auf Probleme oder Verbesserungsbedarf für künftige Reisen hinzuweisen.

Die Nutzung dieses Feedbacks ist der Schlüssel zur Verfeinerung der Reisemanagementprozesse. Lassen Sie das Feedback zurück in die Reisemanagement-Plattform fließen, können sowohl Fehlbuchungen, als auch Enttäuschungen bei den Kollegen minimiert werden. Über die Auswertung der hinterlegten Reisedaten lassen sich sehr schnell Rückschlüsse auf das Reiseverhalten und auf die Einhaltung des Budgets schließen. Somit entfällt das Zusammensuchen der Daten aus verschiedenen Reisen, um Rechenschaftsberichte anfertigen zu können.