Tipps zum Kostenmanagement von Langzeit- und Gruppenreisen

Unternehmen stehen beim Reisemanagement immer wieder vor den gleichen Herausforderungen. Muss eine Unterkunft für viele Mitarbeiter am selben Ort oder für einen längeren Zeitraum gebucht werden, schrumpft die Anzahl der zur Verfügung stehenden Quartiere auf ein Minimum und die Konditionen werden schlechter. Müssen diese Buchungen dann noch kurzfristig geändert oder storniert werden, ist das Chaos meist perfekt. 

Muss die gesamte Vertriebsmannschaft auf einer Messe Präsenz zeigen oder findet eine Tagung bzw. Schulung einer ganzen Abteilung statt, bieten sich Gruppentarife für die Mitarbeiter an. Dagegen werden Projekttarife für Monteure, Servicemitarbeiter oder Projektingenieure genutzt, die bspw. für einen Bauabschnitt, also für längere Zeit eine Unterkunft brauchen. Das Roomex-Team für Projekte und Meetings hat sich auf die Buchung von Gruppentarifen für neun und mehr Personen pro Nacht, die Einrichtung von Projekttarifen für Teams und die Suche nach geeigneten Unterkünften für lange Aufenthalte spezialisiert. Wir haben unser Team daher nach seinen besten Tipps für die Kostenkontrolle bei der Buchung von Langzeit- und Gruppenreisen gefragt.

Tipp 1: Plan B für aufwendige Dienstreisen

Nicht erst seit der Pandemie wissen wir, dass sich in der Geschäftswelt Pläne leicht ändern  können. Messen werden kurzfristig abgesagt oder Projekte verschieben sich. Wenn das passiert, kostet es Unternehmen Zeit und Geld, E-Mail-Bestätigungen zu durchsuchen, Hotels anzurufen und Tagungsräume zu stornieren. Wir empfehlen die Nutzung einer Plattform, auf der Kunden ihre Buchungen jederzeit ändern/stornieren oder mit einem Servicemitarbeiter sprechen können, der ihnen weiterhelfen kann.

Auf dieser Plattform kann dann auch direkt nach möglichen Alternativen gesucht werden, falls Nachzügler dazu gebucht werden müssen oder sich ein Veranstaltungsort ändert.

Tipp 2: Zentralisieren Sie alle Buchungen

Die beste langfristige Lösung für das Kostenmanagement ist eine klare Sichtbarkeit für alle, die an einer Buchung beteiligt sind. Die Verwendung einer Plattform wie Roomex bedeutet, dass die Reisepläne digitalisiert, in einer festen Organisationsstruktur abgelegt und zentral abrufbar sind. Somit kann sowohl jedes Teammitglied, als auch das Roomex-Team für Projekte und Meetings die Details der Buchungen zusammen mit allen erforderlichen Reiserichtlinien sehen. Damit entfallen die aufwändige Suche nach bereits getätigten Reisebuchungen sowie die Einarbeitung in zuvor verhandelte Konditionen.

Tipp 3: Holen Sie sich qualifizierte Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer Dienstreisen

Besonders für KMUs sind Zeit und Ressourcen oft knapp. Die Zusammenarbeit mit einer Travel Management Company (TMC) führt oft zu zusätzlichen, versteckten Kosten bei der Buchung von Veranstaltungsorten sowie bei Gruppenbuchungen. Dagegen können Roomex-Kunden über ihre Plattform ganz einfach kostenlos mit dem Team für Projekte und Meetings in Kontakt treten.

Da sich das Roomex-Team direkt an Ihrer Reiserichtlinie orientieren kann, bleiben Ihnen zeitaufwendige Rückfragen erspart und Sie können sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Noch dazu ist das Team für Projekte und Meetings auf das Aushandeln von Sonderkonditionen spezialisiert, damit Ihnen die geeignetste Unterkunft zum Bestpreis zur Verfügung steht.