Verwaltung von Geschäftsreisekosten: Erwartung vs. Realität

In einem modernen Arbeitsumfeld verändern sich auch die Ansprüche an die Qualität und Lage von Reiseunterkünften. Den dadurch gestiegenen Geschäftsreisekosten stehen allerdings knappere Reisebudgets gegenüber. Diese entstehen nicht nur aus einem höheren Kostendruck, sondern auch aus der Erwartung, vieles online bewältigen zu können.

Durch ein effizientes Geschäftsreisemanagement können Unternehmen viel Geld sparen und das verbleibende Budget jederzeit im Blick behalten. Viele Unternehmen setzen allerdings noch immer auf unzeitgemäße Ansätze zur Verwaltung ihrer Reisekosten. Wir möchten im Folgenden mit ein paar alten Praktiken aufräumen und geeignete Lösungsansätze aufzeigen.

Für den besten Unterkunftspreis muss ich nur lange genug vergleichen

Mit dieser Herangehensweise kann man sich zwar ein wunderbares und allumfassendes Bild von der Hotellandschaft einer Stadt oder einer ganzen Region machen. Diese Methode ist aber unheimlich zeitraubend und dabei ist nicht garantiert, dass die angezeigten Preise auch wirklich die günstigsten sind.

Auf der kostenlosen Reisemanagement-Plattform Roomex, werden abseits der üblichen Reiseportale nur die für Sie relevanten Unterkünfte angezeigt. Für die gefundenen Unterkünfte stehen immer die exklusiven Roomex-Tarife zur Verfügung. In der integrierten Lösung RoomexStay, mit über 1,2 Millionen Hotels, können Unterkünfte nicht nur gesucht, sondern auch direkt gebucht und sogar bezahlt werden.

Bei knappen Budgets müssen Angestellte Abstriche bei der Unterkunft machen

Durch den um sich greifenden Fachkräftemangel war es noch nie so wichtig wie heute, den Angestellten Wertschätzung entgegenzubringen. Motivation und Wohlbefinden endet jedoch nicht beim Gehalt. Neben einer optimalen, persönlichen Ausrüstung spielt auch die Qualität von Unterkünften auf Geschäftsreisen eine große Rolle. Qualität hat zwar ihren Preis, aber das muss nicht automatisch der Höchste sein. Und nur weil eine ganze Gruppe von Mitarbeitern in einem langfristigen Projekt unterwegs ist, muss die Unterkunft nicht der schlechtesten Raumkategorie entsprechen.

Wir von Roomex, bieten exklusive Tarife an und unterhalten Partnerschaften mit Top-Hotelketten in Deutschland wie Hilton und Leonardo. Dadurch können wir die Preise im Namen der Reisenden aushandeln. Dies gilt auch für dauerhafte Aufenthalte von Teams; Roomex Projects & Meetings kümmert sich im Namen der Reisenden und gewährleistet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Und mit einem engagierten Kundenbetreuer und Support-Team ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter garantiert. Kompromisse und Abstriche bei der Qualität der Unterkünfte müssen somit auch nicht bei knappen Reisebudgets gemacht werden.

Excel-Tabellen sind schnell befüllt und reichen für einen Überblick vollkommen aus

Die Daten, welche in einer Excel-Tabelle verarbeitet und dargestellt werden sollen, müssen zunächst erhoben und mühevoll eingepflegt werden. Das ist zeitaufwendig und bindet unnötigerweise wichtige Ressourcen. Die Darstellung über Graphen und Diagramme ist zwar auch in Excel möglich, allerdings findet kein Abgleich in Echtzeit statt. Und auch ein ERP-System möchte erst mit Daten gefüttert werden, bevor eine Auswertung gefahren werden kann. Dazu müsste jede einzelne Hotelbuchung mühselig eingetragen und mit der finalen Rechnung abgeglichen werden.

Das Analysetool Roomex Analytics bietet den Vorteil, dass die bereits durch die Buchung generierten Daten aufbereitet und auf einem Dashboard angezeigt werden können. Somit entsteht nicht nur ein vollständiger Überblick darüber, was ausgegeben wurde, sondern auch wie viel Reisekosten eingespart wurden und wie hoch das Restbudget für die kommenden Reisetätigkeiten ist.