Wie deutsche KMUs ihre Geschäftsreisebudgets optimieren können

Die Digitalisierung ist in aller Munde und die Pandemie hat gezeigt, wie groß der Aufholbedarf in Deutschland bei digitalen Lösungen ist. Andererseits wurde deutlich, dass die Möglichkeit, Kunden, Partner und Interessengruppen zu treffen, nicht 1:1 durch Online-Meetings ersetzt werden kann. Sich gegenseitig vorzustellen, Beziehungen zu pflegen, ein Treffen in vertrauter Atmosphäre abzuhalten oder auch Produkte live vorstellen zu können, ist für kleine Unternehmen ebenso wichtig wie für größere Organisationen. Nach wie vor sind Geschäftsreisen für Kundenbesuche, Kongresse oder Messeveranstaltungen unerlässlich. Je größer Vertriebsgebiete angelegt sind und je breiter sich Kundenkreise verteilen, desto mehr dienstliche Übernachtungen müssen eingebucht werden.

Welche Herausforderungen ergeben sich für kleinere Unternehmen bei Reisen?

Im Gegensatz zu großen Unternehmen mit einem erheblichen Verwaltungsunterbau können sich Kleinunternehmer und Mittelständler selten eine Organisationsstruktur leisten, die sich rein um die Suche, Buchung und Nachbereitung von Geschäftsreisen kümmert. Die Buchungsgewohnheiten ähneln dadurch eher denen von Privatpersonen und werden nicht mit der gleichen Effizienz durchgeführt wie in Unternehmen mit Mitarbeitern, welche sich nur um das Reisemanagement kümmern. Zusätzliche Kommunikation und ein hoher Verwaltungsaufwand verlangsamen die Reiseabwicklung und Buchungen zu marktüblichen Preisen verteuern sie zusätzlich. Oftmals müssen zunächst Wünsche und Anforderungen abgefragt werden, Reisebudgets sind nicht klar definiert, Hotels müssen wegen Sonderkonditionen kontaktiert und Mitarbeitern an ihre Spesenabrechnungen erinnert werden.

Die Antwort: Der Einsatz einer Reisemanagementlösung

Ein Reisebüro oder eine TMC (Travel Management Company) mit der Abwicklung sämtlicher Reisen zu beauftragen, mag für kleine und mittlere Unternehmen mit ihren knappen Ressourcen zwar verlockend klingen; der ausgelagerte Service ist jedoch teuer und kann durch eine intelligente Softwarelösung selbst bewerkstelligt werden.

Roomex ist eine kostenlose Reisemanagementlösung, die ohne größere Einarbeitungszeit von jedem Mitarbeiter genutzt werden kann. Der große Vorteil ist die vollständige Anpassbarkeit an die persönlichen Bedürfnisse und Roomex ist damit die ideale Lösung für KMUs mit begrenzten Budgets. Die Belegschaft erhält nur Zugriff auf für sie freigegebene Optionen. Somit ist gewährleistet, dass festgelegte Kostengrenzen eingehalten werden. Und auch das definierte Jahresbudget ist jederzeit im Blick.

Implementierung von Echtzeitdaten

Um das eigene Geschäftsreisebudget zu optimieren, müssen Vergleichsdaten von Reisekosten vorliegen. Damit werden Budgets festgelegt, die einerseits einen engen Preisrahmen liefern und andererseits nicht regelmäßig die Alarmglocken wegen einer Überschreitung läuten lassen. Echtzeitdaten helfen dabei, die betriebliche Realität widerzuspiegeln und schnelle Entscheidungen zu treffen, welche sich unmittelbar auf den laufenden Monat oder das Quartal auswirken. Werden Geschäftsreisen auf Plattformen für Freizeitreisen gebucht, müssen diese Daten zusätzlich erhoben, in Form gebracht und ausgewertet werden.

Das Analysetool für Geschäftsreisen Roomex Analytics bietet einen einfachen Weg die Daten, welche durch die Buchung über Roomex ohnehin anfallen, aufzubereiten und leicht interpretierbar darzustellen.

Integration der Reiserichtlinien in Buchungstools

Im Vorfeld der Erhebung und Auswertung von Echtzeitdaten sollte allerdings eine Geschäftsreiserichtlinie für die notwendige Transparenz sorgen. Damit können die erhobenen Daten gegen die Richtlinie geprüft werden, um rechtzeitig über Budgetüberschreitungen bzw. mögliche Restguthaben zu informieren. Wird die Reiserichtlinie direkt in das Buchungstool integriert, erfolgt die Auswertung in Echtzeit und Kostenüberschreitungen gehören der Vergangenheit an.

Durch das integrierte Compliance Center und den Reservierungshub lassen sich Reiserichtlinien unkompliziert festlegen. Durch die personalisierten Dashboards von Roomex Analytics können nicht nur die Controller die Einhaltung des Reisebudgets überwachen, sondern auch Mitarbeiter ihre noch möglichen Reiseaktivitäten der nächsten Monate planen.