Wie Sie Geschäftsreisen mit der Sicherheit Ihrer Mitarbeiter in Einklang bringen

Ob Sie sie nun als Vorteil oder Notwendigkeit betrachten, Geschäftsreisen sind unbestreitbar ein wichtiger Teil unseres Arbeitslebens. Eine überwältigende 90 % der Fachkräfte glauben, dass sie für das Unternehmenswachstum wertvoll sind, während 79 % sagen, dass sie sich auf ihre allgemeine Arbeitszufriedenheit auswirken. 

Obwohl das vergangene Jahr einen Einbruch bei den Geschäftsreisen zur Folge hatte, gibt es Anzeichen dafür, dass sich die Branche wieder erholt, vor allem wenn die Arbeitnehmer wieder ins Büro und auf die Straße zurückkehren. 

Dies bringt jedoch neue Herausforderungen und Überlegungen mit sich, da sich die Landschaft in den letzten zwei Jahren erheblich verändert hat. Eine neue Ära der Geschäftsreisen ist eingeläutet. Jetzt ist es an der Zeit, sich mit neuen Arbeitsmethoden zu beschäftigen, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. 

Wenn Sie sich fragen, wo Sie anfangen sollen, finden Sie hier einige Schlüsselfaktoren, die Unternehmen berücksichtigen können, wenn sie eine Geschäftsreiserichtlinie mit Blick auf ihre Mitarbeiter erstellen. 

Sorgfaltspflicht 

Mit dem jüngsten Anstieg der Telearbeit mussten Unternehmen ihre Sorgfaltspflicht überprüfen und diese auch auf die außerhalb der Büroräume verbrachte Zeit ausweiten. Das reicht vom Wohlbefinden der Mitarbeiter bis hin zur Ausstattung der Kollegen mit den notwendigen Werkzeugen für ihre Arbeit.  

Das Gleiche gilt für Geschäftsreisen. Arbeitgeber haben nach wie vor die rechtliche und moralische Verpflichtung, sich um ihre Mitarbeiter zu kümmern, wenn sie beruflich unterwegs sind. Und im Lichte der jüngsten Ereignisse gehört dazu auch das wichtige Thema der COVID-19-Sicherheit. 

Ein guter Ausgangspunkt sind die Richtlinien Ihres Branchenverbandes, der Aufsichtsbehörden oder der Regierung. Im Vereinigten Königreich hat die Regierung beispielsweise eine Reihe von Richtlinien für Arbeiter im Baugewerbe über den sicheren Aufenthalt im Freien herausgegeben. Unternehmenshandbücher und Personalrichtlinien sollten regelmäßig aktualisiert werden, um diese Richtlinien zu befolgen. 

Auch Arbeitgeber haben eine Sorgfaltspflicht, wenn es darum geht, Kollegen in Telearbeit zu erreichen und sofortigen Zugriff auf ihren Aufenthaltsort zu haben. Roomex bietet mit seinem Workforce Tracker-Tool ein zentralisiertes System, mit dem Sie vergangene, aktuelle und zukünftige Reisen verfolgen können. Der Tracker ist direkt in die Hotelaufenthalte integriert und liefert eine personalisierte Echtzeit-Karte zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht, mit der Sie Ihre Mitarbeiter im In- und Ausland leicht lokalisieren können. 

Klarer und einfacher Zugang zu Anleitungen  

Unternehmen müssen es ihren Mitarbeitern einfach und bequem machen, auf die neuesten Vorschriften und Richtlinien zur Sicherheit am Arbeitsplatz (und darüber hinaus) zuzugreifen. 

Das bedeutet, dass ein Datenbeauftragter oder ein Mitglied der Personalabteilung mit der Aufgabe betraut werden sollte, Informationen zu aktualisieren und sie an die Mitarbeiter weiterzugeben sowie sie ins Intranet des Unternehmens zu stellen. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter über wichtige Änderungen informiert sind – insbesondere in einem sich permanent verändernden Umfeld. 

Rücksichtnahme auf zurückhaltende Reisende 

Der Wegfall der Geschäftsreisen hat uns die Zeit gegeben, über ihren Wert nachzudenken. Dennoch sollte es nicht selbstverständlich sein, dass sich jeder unter den derzeitigen Umständen beim Reisen wohl fühlt.  

Daher müssen die persönlichen Präferenzen der Mitarbeiter in einer Weise berücksichtigt werden, die ihr psychisches Wohlbefinden fördert.  Google schätzt, dass die Pandemie langfristig zu einem Rückgang der Geschäftsreisen um 30 % führen könnte. Unternehmen müssen sich also anpassen und Verständnis für die persönlichen Umstände ihrer Mitarbeiter aufbringen. 

Notwendigkeit von Reisen 

Geschäftsreisen spielen in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle, aber wir alle mussten schon einmal überprüfen, ob eine Reise wirklich „notwendig“ ist. Bei manchen Angelegenheiten ist die Anwesenheit vor Ort unerlässlich, bei anderen genügt eine Videokonferenz. 

Kurz gesagt, Unternehmen müssen ein Kriterium schaffen, das misst, welche Art von Geschäftsreisen notwendig ist, und Wege finden, die Lücke an ihrer Stelle zu schließen. 

Neue Reiseregeln 

Vor der Pandemie war es nicht ungewöhnlich, dass sich Kollegen ein Zimmer teilten und Fahrgemeinschaften bildeten. Doch trotz seiner wirtschaftlichen Vorteile bringt dies im Jahr 2022 neue Herausforderungen mit sich. 

Unternehmen müssen die Sicherheit ihrer Mitarbeiter über alles andere stellen. Es müssen alle Maßnahmen ergriffen werden, um das Risiko von COVID-19 zu mindern: 

• Das Risiko der gemeinsamen Nutzung von Zimmern 
• Angemessene Anzahl (wie viele Personen werden zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Ort benötigt) 
• Carsharing-Tauglichkeit 
• PCR-Tests vor Ort und im Büro (plus Zugang zu Kits) 

• Hotel- und Reisebuchungen sowie Stornierungen, falls erforderlich 
• Verfügbarkeit von medizinischer Unterstützung sowie von Speisen und Getränken, auf die die Kollegen während ihrer Geschäftsreise problemlos zugreifen können 

Zusammenfassung 

Reisen spielen in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle, sei es für persönliche Treffen innerhalb des Vereinigten Königsreichs oder für Konferenzen im Ausland. Es ist jedoch ein sorgfältiger Balanceakt, sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Arbeit mit denen der Mitarbeiter übereinstimmen. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen hinsichtlich der Sorgfaltspflicht gut aufgestellt sein, wobei das Wohlergehen der Mitarbeiter im Mittelpunkt steht.